Nel momento in cui gli Stati si sono resi conto dei pericoli della pandemia e hanno messe in atto norme restrittive per evitare il diffondersi dei contagi, le aziende hanno dovuto adattarsi e mantenere la continuità operativa facendo lavorare i dipendenti, spesso non tutti, in sicurezza. La soluzione adottata dai più è stata quella dello smart working: il lavoro da casa ha permesso di mantenere salva la forza lavoro e al tempo stesso continuare a essere produttivi. Tutto questo è stato possibile in presenza di ambienti cloud based, dove le tecnologie digitali hanno consentito ai dipendenti di lavorare collegandosi da remoto.

La domanda che ora ci si pone è come proseguire nel lavoro a distanza, continuando a tenere alta l’attenzione delle proprie risorse, oltre a come organizzare i flussi di lavoro e intere catene di fornitura. Come sarà insomma possibile gestire il ‘next normal’?

Al tempo del virus: da remoto e in digitale
“Le aziende virtuose devono prima di tutto pensare al bene dei dipendenti, far capire che la loro sicurezza rappresenta una priorità e, soprattutto in caso di un rientro, sottolineare che è importante per l’azienda salvaguardarne la salute – spiega Pat Wadors, Chro di Service Now -. Al tempo stesso non bisogna rinunciare in tutto al controllo dei dipendenti, sia per tenere alta l’operatività, sia perché, sebbene molte persone si siano dimostrate altamente produttive lavorando in remoto a casa e si siano subito adeguate ai nuovi ritmi, altre invece possono avere bisogno di supporto per abituarsi alla nuova modalità di lavoro, per esempio devono imparare a dosare i tempi, a interagire in modo diverso con i colleghi, a condividere…”.

Automazione e digitalizzazione sono quindi state di grande aiuto secondo Wadors: “L’utilizzo delle digital app e dei dispositivi mobile, così come di tecnologie come Zoom o Skype è stato molto apprezzato, in quanto ci ha permesso di utilizzare per il lavoro la stessa tecnologia cui eravamo già abituati nel quotidiano, riducendo i tempi di training: quando tutto è semplice e intuitivo, è più facile e meno stressante abituarsi a utilizzarlo. Inoltre, l’ambiente digitale favorisce le attività di co-work che sono altamente produttive”.

La trasformazione digitale è quindi uno dei megatrend del futuro prossimo, come sottolinea Wadors: “Non si più rallentare, si deve anzi accelerare. Anche realtà che erano interessate alla digitalizzazione ma non la ritenevano prioritaria, ora vogliono realizzarla in poche settimane e ricavarne subito un ritorno. È centrale per il business, per proteggere gli investimenti e creare nuove opportunità di profitto: adottare piattaforme digitale è ritenuto un ‘must’ per creare esperienze digitale”.

Al rientro… niente sarà come prima
Ma le novità non finiranno qui: “Ritengo che non potremo più tornare al ‘vecchio’ modo di lavorare; anche con il rientro, niente sarà come prima – afferma Wadors -. Sarà necessario adottare sul posto di lavoro nuovi protocolli di sicurezza, schedulare incontri e occupazione degli spazi per evitare assembramenti, utilizzare i DPI, misurare la temperatura e quindi essere in grado di gestire i dati delle analisi che verranno fatte. Inoltre, i facility manager dovranno attrezzarsi per sanificare, organizzare i percorsi, magari anche in più location e in tempi rapidi”.

Occorre inoltre tenere presente che, a fronte di dipendenti pronti a rientrare, ve ne saranno anche lavoratori che non vorranno tornare: “Gli ambienti dovranno essere sicuri e i dipendenti dovranno sentirti salvi nel recarvisi – prosegue Chris Bedi, CIO di ServiceNow -. La collaborazione continuerà ad avere un ruolo centrale e proprio per questo ServiceNow ha reso disponibili quattro nuove app in grado di facilitare il rientro“.

Quello del rientro in sede rappresenta del resto uno dei temi al centro della ripartenza, di cui CEO e HR discutono di più in questo momento. “Sappiamo che per creare una nuova abitudine occorrono almeno 21 giorni – continua il CIO -; dobbiamo adottare un modo sperimentale per innovare ed esplorare le novità: attivare delle sperimentazioni e vedere come rispondono i dipendenti. Un fattore chiave sarà il coinvolgimento della forza lavoro. Se la persona si sente al centro, protagonista di una sperimentazione, sarà più disposta a collaborare. Dobbiamo operare come in una famiglia, cambiare la mentalità delle persone, far capire loro che non è più possibile lavorare come prima ma occorre evolversi verso nuove forme di collaborazione”.

I tempi del digitale: opportunità e criticità
L’esperienza del lavoro a distanza rappresenta un punto di ‘non ritorno’ nella vita lavorativa delle persone, un’esperienza che non potremo non considerare: “Oggi non esiste più diffidenza verso il lavoro da casa e chi lo fa non viene più additato come privilegiato o poco produttivo – afferma Bedi -. È ormai dimostrato che i dipendenti possono essere produttivi anche a casa, l’importante è mettere a loro disposizione le giuste tecnologie. Al rientro vedremo comunque un incremento della digitalizzazione nei luoghi di lavoro e l’utilizzo di soluzioni integrate per la gestione delle strutture, in primis l’uso di strumenti biometrici. Vi sarà un aumento dell’uso di queste soluzioni nell’esperienza dei dipendenti”.

“La vita d’ufficio è destinata a cambiare, niente più riunioni o chiacchierate seduti vicini. Dovremo abituarci a comunicare in modo sicuro, rinunciando alle chiacchiere d’ascensore o alla macchinetta del caffè – aggiunge Wadors -. Dovremo dunque prevedere tempi dedicati alla socializzazione e creare occasioni ‘pianificate’ tramite il digitale, dai break comuni alle lezioni di svago con i colleghi”.

Dovremo cioè cambiare il modo in cui collaboriamo usando la tecnologia: “Le soluzioni digitali ci offrono molte nuove opportunità – conclude infine Bedi -: ci permettono di interagire in modo più fluido, tramite registrazioni, video, note condivise, chat; potremo sempre trovare la persona che cerchiamo in più modi, ma in cambio dovremo modificare il modo in cui parliamo, scriviamo, tutto in accordo con le modalità richieste dalla tecnologia. Anche l’ambiente e il modo di fruirne cambieranno: non avremo più un ingresso e un’uscita da un edificio fisico, ma saremo dentro o fuori l’ambiente digitale, anche in mobilità, abituandoci a una maggiore collaborazione, scheludando i tempi del fare al ritmo del digitale”.